Facility Officer - Medewerker Administratie Facilitaire dienst

(0.8 fte)/ 32 uur per week) - Campus Den Haag

Afdeling

Als Administratief Medewerker Facilitaire Dienst werk je zelfstandig binnen het team van de Facilitaire Dienst op de locatie Den Haag die net prachtig gerenoveerd is. Op verzoek ben je ook bereid om op ons campus in Amsterdam te werken. De direct leidinggevende is de Facilitair Manager welke wordt bijgestaan door de Technische dienst medewerkers.

Functieomschrijving

De administratief medewerker facilitaire dienst is verantwoordelijk voor het beheren van de facilitaire administratie(s), het zelfstandig verzorgen van correspondentie en het bieden van inhoudelijke ondersteuning. De medewerker legt verantwoording af aan de hiërarchisch leidinggevende over de kwaliteit van de administratieve ondersteuning, de correspondentie en de informatieverstrekking.

Omgeving

Hotelschool The Hague is een onderwijsinstelling waar onze gedreven en ambitieuze studenten opgeleid worden als de toekomstige leiders en managers voor de Hospitality industrie. Het Bachelor (HBO) programma combineert theoretisch en praktijk onderwijs. Wij hebben restaurants, keukens, recepties, hotelkamers en andere outlets op onze campussen waar studenten praktijkervaring opdoen en managementvaardigheden. Ons Campus is tijdens de openingsuren altijd in bedrijf en drukbezocht door studenten, medewerkers en externen.


Taken en verantwoordelijkheden

  • verzorgt het contractbeheer van de facilitaire dienst, voert contracten in, controleert gegevens, bewaakt contracten en signaleert afwijkingen
  • onderhoudt contact met leveranciers en plant afspraken in
  • stelt in overleg met technische dienst de werkplanning voor het groot onderhoud op en bewaakt het verloop van de planning
  • controleert geleverde diensten op facilitair gebied van leveranciers en signaleert afwijkingen op basis van het contract
  • controleert facturatie op juistheid en signaleert afwijkingen
  • voert reguliere, binnen contract vallende bestellingen zelfstandig uit
  • stelt maandelijks, kwartaal en/of jaarlijks management rapportages op.
  • treedt op als contactpersoon naar de energieleverancier, coördineert de administratie naar nutsbedrijven en vat deze samen in een rapportage
  • beheert de administratie(s) van de facilitaire dienst voor zowel Den Haag als ondersteunend voor Amsterdam.
  • Is actief betrokken bij energiebeheer (administratief, contact nutsbedrijven, registratie t.b.v. EEP & MJA, wellicht ISO 140001, signalering afwijkingen)
  • Ondersteund op verzoek de afdeling inkoop met een (administratieve) bijdrage bij aanbestedingen.
  • is op verzoek lid van het inkoopteam, verzamelt diverse gegevens voor aanbestedingen en heeft contact hierover met potentiele leveranciers en doet voorstellen gericht op vernieuwingen.
  • legt dossiers aan en archiveert stukken digitaal
  • verzamelt, ordent, bewaakt de kwaliteit en verwerkt informatie in administratieve systemen en doet indien nodig verbetervoorstellen met betrekking tot de (inrichting van) administratie.
  • interpreteert informatie en past wet- en regelgeving toe, signaleert misstanden en doet indien nodig verbetervoorstellen voor de verwerking en toepassing van gegevens
  • Genereren van managementinformatie en stelt inhoudelijke managementrapportages op, brengt hiervoor gegevens uit verschillende administraties samen en bevorderd de samenhang/integratie met o.a.de afdelingen crediteuren, HR, receptie, contractbeheer Facilitair i.o.m. afdeling inkoop
  • verzorgt de interne en externe correspondentie

Functie eisen

  • Afgeronde MBO opleiding, (het liefst in facility management);
  • Algemene theoretische, vaktechnische kennis van administratieve procedures en de administratieve organisatie;
  • Inzicht in de organisatorische verhouding ten opzichte van de administraties;
  • Ervaring met het beheren van administraties en het adviseren over verbetervoorstellen;
  • Beheersing Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift;
  • Uitstekende kennis van Microsoft systemen zoals Word, Excel, etc.;
  • Ervaring met Facilitair management informatiesysteem Topdesk is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

Het salaris is afhankelijk van opleiding en werkervaring, de functie van medewerker administratie facilitaire dienst valt in schaal 6 van de Cao HBO en kent een salaris schaal tussen € 2.041,26 en maximaal € 2.847,69 bruto per maand.

Hotelschool The Hague beschikt over een uitstekend pakket arbeidsvoorwaarden:

  • Een 13de maand;
  • Medewerkers met een werkweek van 40 uur hebben recht op 428 uur verlof (53 dagen incl. feestdagen);
  • Pensioen via het ABP;
  • Uitstekende mogelijkheden voor verdere ontwikkeling en scholing;
  • Mogelijkheid om gebruik te maken van een Collectieve zorgverzekering.
  • Maandelijkse vergoeding richting zorgverzekering
  • Reiskosten voor woon werk verkeer

Additionele informatie

Wij zoeken een nieuwe collega om de huidige collega te vervangen welke binnenkort met pensioen zal gaan. Deze functie is voor 32 uur per week voor 4 dagen per week (vrije dag is bespreekbaar). De gewenste start datum voor deze functie is 1 Mei 2022.

U kunt solliciteren voor deze vacature via de sollicitatie knop, mocht deze knop niet zichtbaar zijn stuur dan a.u.b. uw CV en motivatiebrief ter attentie van Mevr. S. van der Puil, HR Advisor. Uw kunt een sollicitatie sturen vóór 08 Mei 2022.

Voor meer informatie over de functie kunt u contact opnemen met de heer H. Bosman, Facility Manager, telefoonnummer is 088 0281270 of 06 11880655.

Een Engelse taalvaardigheidstest maakt onderdeel uit van de selectieprocedure. Mocht u een arbeidsvoorstel ontvangen aan het einde van deze procedure is er een verklaring omtrent gedrag (VOG) benodigd.

De standplaats is in Den Haag, maar u moet bereid zijn om op verzoek in Amsterdam te werken.